「名刺管理ソフトにお金をかけるのはもったいない」
「Googleスプレッドシートなら無料だし、自由に加工できるから最強だ」
その考え、経営者として非常に正しいです。
私も長年、Excelやスプレッドシートで顧客リストを自作してきました。
しかし、実際にやってみると必ず「2つの壁」にぶつかります。
一つは「入力の面倒くささ」。もう一つは「スマホでの見にくさ」です。
今回は、スプレッドシートでの名刺管理を極めようとした私がたどり着いた、入力の自動化テクニックと、スプレッドシート運用の「最終形」についてお話しします。
Googleドライブの「スキャン機能」を使う
まさか、名刺を見ながらキーボードで「会社名…電話番号…」と手打ちしていませんか？
それは、あなたの貴重な人生の時間をドブに捨てているようなものです。
Googleの無料機能を使いましょう。
- スマホの「Googleドライブ」アプリを開く。
- 「＋」ボタンから「スキャン」を選び、名刺を撮影。
- 画像として保存された後、PCでそのファイルを開き「Googleドキュメントで開く」を選択。
これだけで、GoogleのAIが画像を文字（テキスト）に変換（OCR）してくれます。
あとはそれをコピーして、スプレッドシートに貼り付けるだけ。
100%完璧ではありませんが、ゼロから手打ちするよりは10倍早いです。
まずはここから「手入力」を卒業してください。
スプレッドシート管理の本当の弱点は「閲覧」にある
「よし、これでデータ入力は楽になった！」
そう思ったのも束の間、現場で使う時に致命的な弱点に気づきます。
スプレッドシートは、あくまで「表計算ソフト」であり、「スマホで見る住所録」ではないのです。
- セルが小さすぎてタップできない
（電話をかけようとして、隣のセルのメアドを押しちゃう） - 横スクロールが面倒
（名前は見えてるのに、電話番号が画面外にある） - 検索が遅い
（急いでいる時ほど、フィルタ機能が使いにくい）
「データとしては優秀だけど、道具としては使いにくい」。
これが、スプレッドシート管理の限界です。
データはシート、見た目はアプリ｜これが「自作ツール」の正解
「スプレッドシートのような自由なデータ管理がしたい」
「でも、スマホアプリのようにサクサク使いたい」
この矛盾を解決するために、市販のツールでは満足できなかった私は、飲食店専用の「名刺・顧客管理ツール」を自社開発しました。
私が作ったツールの特徴
私が開発したツールは、スプレッドシートの良さ（データの閲覧性・加工のしやすさ）を残しつつ、弱点である「入力」と「スマホ表示」をアプリ化しました。
- AIによる自動入力：
写真を撮るだけで、高精度にテキスト化。コピペの手間すらありません。 - スマホ特化のUI：
小さなセルを睨む必要はありません。お客様の顔写真と情報が、見やすいカード形式で表示されます。 - 「使える」検索機能：
「先月来た人」「赤ワインが好きな人」など、タグ付け検索も一瞬です。
結論：あなたの名刺データを「使える資産」にしよう
スプレッドシートで頑張って管理しようとする姿勢は素晴らしいです。
しかし、その目的は「表を埋めること」ではなく、「必要な時にお客様の情報を取り出すこと」はずです。
もしあなたが、スプレッドシートの「入力」と「閲覧」に少しでもストレスを感じているなら、私の開発したツールを試してみてください。
「既存のアプリは高機能すぎるし、スプレッドシートは不便だ」
そんな、ちょうどいい隙間を埋める「現場のための道具」がここにあります。